Профессиональная коммуникация по электронной почте
Networkio
Этот гайд содержит основные правила профессиональной email-коммуникации при поиске работы. Он включает советы по выбору правильного email-адреса, форматированию, теме письма, обращениям, подписи и когда следует напомнить о себе или запросить обратную связь после интервью.
Гайд по email коммуникации при поиске работы
При поиске работы за границей вы рано или поздно столкнетесь с потребностью написать email вашему рекрутеру, HR или проводившему интервью сотруднику компании. Без практики простая задача формулирования письма может занять до нескольких часов.
Наш гайд включает в себя ключевые dos и donts, которые должны помочь справиться с вашими первыми письмами, а в конце вы найдете краткий чек-лист.
Название аккаунта
Начнем с базы – ваш email-адрес должен быть подходящим для деловой коммуникации. Это значит, что он содержит ваше имя и фамилию, допустимы ваши инициалы и фамилия. Не стоит добавлять в адрес цифры (случайный набор цифр, дата рождения, год рождения).
- max.ivanov@gmail.com - ок
- ivanov.m.s@yahoo.com - ок
- mivanov@outlook.com - ок
- workemail@mail.ru - не надо так
- maksim.ivanov123@yandex.ru - не надо так
- soft.kitty7839240@gmail.com - не надо так
- Maxivanov1989@outlook.com - не надо так
Совершенно нормально, если домен будет публичным. Мы рекомендуем использовать международные домены (gmail.com, yahoo.com, outlook.com), а не российские (yandex.ru, rambler.ru, mail.ru), чтобы минимизировать шансы попадания вашего письма в спам.
Воздержитесь от использования рабочей почты для ведения коммуникации по поиску новой позиции. Ваш потенциальный работодатель может оценить ваш опыт работы по резюме, а почта на вашей текущей работе с большой долей вероятности подвергается мониторингу со стороны службы информационной безопасности.
Шрифт
Используйте нейтральный профессиональный шрифт (мы рекомендуем Arial, но можно Cambria, Times New Roman, Georgia). Оптимальным для чтения размером будет 10-12. Выберите стандартный цвет шрифта – черный, темно-серый или темно-синий.
Воздержитесь от использования нескольких шрифтов или цветов в своих письмам. При необходимости привлечь внимание к какой-то информации в письме (например, дата и время назначаемой встречи), лучше выделить ее жирным шрифтом, а не другим цветом/ шрифтом.
Исключением может являться ваша подпись.
Тема письма
Обязательно добавляйте тему письма. Во-первых, без темы письмо может оказаться в спаме. Во-вторых, ваш собеседник должен понимать, что за письмо он открывает. В-третьих, в дальнейшем ваше письмо должно быть легко найти. Не меняйте тему при ответе на письма.
В тему письма стоит включать… тему 😊. Опишите причину, по которой вы пишите. Допустимо включать свое имя, чтобы упростить поиск. Не ставьте в тему название организации, в которую вы пишите: ваш собеседник наверняка знает, где он работает.
- Application for position of Product Manager - ок
- Application for position of Product Manager – Max Ivanov - ок
- HR Interview – Max Ivanov - ок
- - не надо так
- Max Ivanov - не надо так
- My CV - не надо так
- Application in Stripe - не надо так
Обращение
Подпись
Хорошим тоном будет поблагодарить вашего собеседника в конце письма простым «Thank you!» или «Thank you for …», однако стоит избегать формулировки «Thank you in advance». Последняя считается плохим тоном из-за ее манипулятивной составляющей: вы благодарите собеседника за действие, на которое он еще не согласился.
Вместо благодарности, особенно если вам требуется ответ от собеседника (например, при запросе обратной связи), можно закончить фразой «I am looking forward to your response/ feedback».
Сама подпись должна быть нейтральной: «Best regards», «Kind regards». Недопустимо писать просто «Regards» (это звучит грубо), но во втором и последующих письмам можно ограничиться подписью «Best».
Не используйте формулировки «Sincerely», «Faithfully» и вариации с «yours». Они тоже старомодны и давно вышли из использования в деловой переписке.
Также оставляйте в подписи ваше имя, фамилию и контактные данные. Достаточно email и номера телефона. Рассматривайте вашу подпись как визитную карточку, которую вы даете вашему собеседнику, чтобы он при необходимости мог легко найти способ связаться с вами.
Приложения
Перед отправкой письма проверьте, что вы добавили все приложения, о которых упоминали в письме. А добавленные файлы откройте и пробегитесь глазами, убедитесь, что это актуальная версия документа. В название приложений обязательно нужно включать вашу фамилию, чтобы можно было сохранить ваше CV или, например, выполненное задания, не переименовывая.
Направляйте все документы в pdf. Исключениями могут быть тестовые задания, которые иногда просят направит в конкретном формате, тогда, разумеется, выполняйте все по инструкции.
Не отправляйте файлы без текста в теле письме. Даже если вы отвечаете на письмо, в котором вас попросили прислать какой-то документ, напишите «Please find attached <document name>».
Проверка на грамматические ошибки
Мы не устаем повторять о том, что необходимо перепроверять письма перед отправкой. Если вы не уверены в своем английском, можно воcпользоваться сервисом Grammarly: вы подключаете расширение для хрома, которое проверяет любой вводимый вами текст.
Также мы рекомендуем по возможности настроить отсроченную отправку сообщений или отправлять тестовые письма себе. Это позволит новым взглядом посмотреть на ваше письмо и проверить конечное форматирование.
Содержание – профессионально, но коротко
Есть два ключевых момента, которые нужно учитывать в любой профессиональной email-коммуникации. Первое – она профессиональная. Старайтесь по умолчанию писать письма в максимально официальном тоне: вежливо, полными предложения, без сокращений.
При этом ваше письмо не должно быть слишком длинным. Вашему собеседнику не нужно эссе, ему нужна исчерпывающая, но краткая информация по вашему вопросу.
Начинайте вашу переписку максимально формально, но продолжая переписку можете подстроиться под тон вашего собеседника.
Отправляем резюме
Скорее всего вам не нужно будет отправлять свое резюме по почте, большинство организаций уже внедрили формы, куда вы просто загружаете ваше CV и Cover Letter.
Однако если все-таки такая необходимость есть, то помните, что ваш email и есть Cover Letter. Используйте подготовленное Cover Letter в теле письма, а в приложение добавьте CV.
Принятие встречи
Если вам направили стандартное приглашение на встречу, которое нужно добавить в календарь, достаточно просто ее принять, какая-либо дополнительная коммуникация будет излишней.
Если вы договорились о встрече, можно подтвердить, что время вам подходит и уточнить, как именно вы планируете связаться.
По возможности старайтесь избегать переносов встреч по вашей инициативе, но если вам все-таки необходимо это сделать, хорошим тоном будет сделать это заранее и предложить договориться о другом времени. Не забудьте извиниться перед вашим собеседником, но не оправдывайтесь и не вдавайтесь в подробности причин для переноса.
Follow up после интервью
После интервью можно написать краткое письмо с благодарностью. Если вы решили так поступить, это можно сделать на следующий день после интервью. Такое письмо должно быть коротким, упоминать какой-то значимый момент интервью.
Такое письмо является благодарностью и не направлено на то, чтобы добавить что-то, что вы забыли рассказать на интервью.
Напомнить о себе
Иногда после очередного интервью складывается впечатление, что о вас забыли. Дни идут, каждое уведомление почтового клиента вызывает волнение, но это лишь очередное письмо о скидках на черную пятницу.
Чтобы не волноваться от каждого уведомления, лучше не забыть в конце интервью спросить, когда вы можете ожидать обратную связь.
Если день Х пришел, а ответа еще нет, не стоит писать сразу. Возможно, помимо вас есть еще несколько кандидатов, и компания хочет принять максимально взвешенное решение. Если команда ожидает ответа от другого кандидата, прежде чем ответит вам, не стоит их торопить.
Если в течение недели после обозначенной даты с вами не связались, стоит напомнить о себе. Будьте вежливым, проявите интерес к компании и спросите, можете ли вы дать какую-то дополнительную информацию.
Запрос фидбека
Если вам отказали в принятии на работу, хотя вам казалось, что вы отлично прошли интервью, а интервьюер – крутой специалист с большим опытом в вашей сфере, это хороший повод запросить обратную связь.
Чек-лист по профессиональной коммуникации
Для всех писем
- Адрес с вашими именем и фамилии на международном хостинге
- Нейтральное форматирование письма
- Нейтральная подпись с вашими контактными данными
Перед отправкой
- Перечитайте текст, проверьте на грамматические ошибки
- Проверьте, что вы добавили вложения
- Проверьте, что вы вложили правильный документ
- Отправьте письмо себе или настройте отсроченную отправку сообщения
Когда стоит писать
- Направьте Cover Letter и приложите CV, если это предусмотрено процессом отбора в вашей организации
- Согласование даты интервью/ перенос даты интервью
- Благодарность за проведенное интервью
- Напомните о себе через неделю после обещанного срока получения обратной связи
- Запрос обратной связи при отказе
